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Outils collaboratifs en entreprise : les clés du succès

Par 27 octobre 2020

« L’originalité de l’un n’est conçue qu’en étroite collaboration avec l’ignorance de l’autre. »
Yvon Boucher

Au fil du temps, j’ai pu accompagner de nombreuses entreprises sur différents pans de la transformation digitale. Depuis le lancement de notre cabinet, j’ai pu observer un sujet qui nous est désormais de plus en plus demandé : l’accompagnement humain de la mise en place d’outils collaboratifs dans les entreprises.

Il y a 4 ans, j’avais collaboré avec une grande chaîne de télévision française, et ils avaient notamment intégré Yammer dans leur organisation. Le bilan était maigre : un lancement en grandes pompes, et une utilisation très faible. Il m’avait d’ailleurs été demandé spécifiquement, en montant un programme de transformation et de formation destiné à toutes les personnes de l’interne, de partager les informations nécessaires à l’inscription, et les supports des intervenants, sur ce réseau social interne. Pourquoi ? « Pour forcer les gens à l’utiliser ».

Alors pourquoi les collaborateurs semblent-ils être en désamour avec les outils collaboratifs ?

Une première réponse pourrait-être : « Il y a un problème avec l’outil ».
De mon expérience, c’est totalement faux. Certes, certains outils sont plus évolués que d’autres, mais sur le fond du sujet collaboratif, beaucoup se valent (les entreprises comme Microsoft améliorent d’ailleurs beaucoup les outils, notamment avec Teams dont j’observe une adoption rapide dans beaucoup de grandes entreprises). Le problème est donc ailleurs.

Une seconde réponse : « Les gens n’ont pas le temps ».
Effectivement, le temps n’est pas extensible. Et aujourd’hui de nombreux collaborateurs nous expliquent qu’ils croulent sous les mails, sous les réunions… Mais ne peut-on pas prendre le sujet autrement ? Et si les outils collaboratifs n’étaient pas quelque chose « en plus », mais venaient remplacer une partie de l’existant, et surtout être parfaitement intégrés dans les processus et workflows des métiers ?

L’erreur habituelle est d’avoir une approche générique de ces outils (plutôt qu’une approche par usages et par métier), et de penser que les collaborateurs vont magiquement les intégrer dans leur manière de travailler.

Ainsi, au même titre qu’un investissement est nécessaire dans l’achat de licences d’outils collaboratifs, un investissement est incontournable pour définir leur utilisation concrète et leur application dans une entreprise ou une organisation spécifique, et cela pour chaque typologie de collaborateur. C’est d’ailleurs ce que fait SYSK avec ses clients.

Une troisième réponse : « les gens ne veulent pas collaborer ».

Sur ce sujet-là encore, c’est aussi souvent faux. Ce n’est pas qu’ils ne souhaitent pas collaborer, mais que :

Culturellement, on ne les a jamais incités à le faire. Les objectifs sont ainsi rarement fixés par équipe, mais encore uniquement de manière individuelle
– Les Top managers manquent d’exemplarité sur le sujet, et pensent que ces outils sont pour leurs équipes, mais qu’ils sont pour leur part au-dessus de ça
– La conduite du changement digital n’a pas été faite convenablement

Pour traiter cette problématique, il est donc essentiel de se faire accompagner, par des experts :

– Humains et empathiques : le sujet ici n’est pas que technique, mais d’abord humain et organisationnel.
– Parfaitement conscients des possibilités de ces outils, avec une capacité à les adapter à différentes réalités.

Concrètement, ce projet doit être aussi bien porté par la DRH que la DSI, et être basé sur audit mené auprès des différents métiers (interviews, focus groups, baromètre interne…), pour comprendre les besoins réels, les blocages, afin de faciliter une collaboration indispensable pour les prochaines années.

Si ce sujet vous intéresse, vous pouvez nous contacter ici.

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