Formation digitale

Comment monter en compétences quand on n’a pas le temps

Par 7 juin 2022

« Bien qu’on ait du coeur à l’ouvrage, l’art est long et le temps est court. »
Charles Baudelaire

Lorsque l’on travaille sur beaucoup de sujets en même temps et que l’on enchaîne les réunions, le temps restant pour se former ou même prendre le temps de réfléchir à de nouveaux sujets reste très limité. La journée défile sans que l’on ait parfois pu accomplir quoi que ce soit, et la priorité n’est pas à l’amélioration mais à l’optimisation. Alors comment monter en compétences quand on n’a pas le temps ?

Conseil n°1 : identifier l’intérêt pour soi

Une démarche d’apprentissage n’a d’intérêt que si elle est motivée par la volonté d’évoluer. Listez don les raisons qui vous poussent à mener ce travail : Avez-vous réellement besoin de monter en compétences ? Quels bénéfices professionnels et personnels peuvent apporter cette progression ? Comment pourriez-vous vous récompenser d’accomplir cette démarche ?

Ancrer les raisons de cette évolution dès le début vous permettra d’aborder avec plus de détermination et de sérénité les mesures à prendre pour accomplir vos objectifs. 

Conseil n°2 : rationaliser sa semaine

Comme nous l’avons mentionné précédemment, si l’amélioration laisse place à l’optimisation dans vos journées, alors il faut également réfléchir en ces termes. 

Posez-vous deux minutes devant votre planning et analysez sa teneur : Comment optimiser et libérer dix minutes, une demi-heure, une heure, dans la journée ? Pouvez-vous réduire de 5 à 10 minutes la durée de vos réunions ? Réfléchissez aux manières de gagner du temps au global, mais aussi par typologie de sujet : quelles sont les phases de travail que vous pouvez vous permettre de moduler et celles qui ne sont pas modifiables ?

Une fois ce premier travail d’analyse mené, peut-être aurez-vous constaté des “trous” dans votre emploi du temps. Ces espaces de respiration sont bien évidemment nécessaires mais pour le but de l’exercice nous allons essayer de les faire disparaître. En effet, une fois votre semaine analysée, prenez votre agenda (qu’il soit numérique ou papier) et remplissez ces trous avec la tâche que vous souhaitez effectuer à ce moment (qu’elle soit productive ou non, les temps de pause étant bien évidemment importants), en découpant celles-ci en tranches de 5 à 10 minutes si nécessaire. L’important étant de bien comprendre sa manière de fonctionner pour aller de l’avant.

En réalisant cet exercice régulièrement chaque semaine et en prenant conscience de la manière dont vous occupez votre journée, vous arriverez à mieux percevoir les ouvertures dans votre planning. Prendre des notes rapides de ce qui a été fait dans la journée peut aussi vous permettre de vous souvenir la semaine d’après de ce qui a été fait la semaine d’avant et pourrait être optimisé.

Conseil n°3 : formuler un besoin précis

En suivant le conseil précédent, vous avez peut-être réussi à libérer 10 minutes, 30 minutes, 1 heure de temps libre dans votre journée pour votre montée en compétences. A présent réfléchissez aux sujets sur lesquels vous aimeriez bien vous améliorer. Privilégiez ceux qui vous permettront de gagner du temps dans votre travail.

Quels sont les processus que vous avez des difficultés à mener en raison de votre manque de compétences sur le sujet ? Peut-être s’agit-il simplement d’apprendre à mieux gérer les réunions pour les rendre plus efficaces ? Peut-être avez-vous besoin de mieux maîtriser un outil pour être plus à l’aise dessus ? Peut-être avez-vous besoin de monter en compétences sur un sujet pour mieux l’appréhender dans votre travail et avoir une approche plus pertinente. 

Ecrivez votre objectif, puis en face de cet objectif notez l’amélioration que permettra l’accomplissement de cet objectif et évaluez le temps que vous gagneriez. Enfin, mesurez (à la louche) le temps que cela vous prendrait de réaliser cet objectif et les moyens à mettre en œuvre pour l’atteindre. 

Peut-être n’avez-vous pas toutes les cartes en main pour remplir ces deux dernières parties. Ce n’est pas un problème : commencez par réfléchir à la manière dont vous pourriez accomplir cet objectif seul(e) : Lire quelques articles ? Lire un livre ? Regarder des vidéos ? Faire de la veille ? Confrontez alors cette vision avec une situation où vous pourriez demander de l’aide. A qui pourriez-vous demander de l’aide : Un collègue ? Le service formation de votre entreprise ? Une personne éloignée de votre service qui pourrait vous éclairer ? 

Confrontez votre réflexion à votre planning : Pouvez-vous inclure des phases d’apprentissage dans votre journée ? Si la réponse est toujours non malgré les exercices précédents, pas de panique, il vous reste encore (au moins) une option.

Conseil n°4 : Demander de l’aide

Vous n’avez réussi à libérer que quelques minutes dans votre planning et vous ne savez pas par quoi commencer ? Faites-vous aider ! Constituez un groupe de travail avec d’autres collègues et commencez à structurer votre veille de manière à être alimenté par d’autres et gagner du temps. Vous n’avez que 30 minutes à accorder par semaine sur un sujet ? Prenez-en 20 pour échanger avec un collègue sachant et 10 pour résumer l’échange.

En vous rapprochant de votre service RH, vous aurez peut-être même la possibilité d’accéder à du contenu court de formation. Certaines entreprises développent des modules de formation en ligne dans des formats très courts, adaptés aux contraintes des collaborateurs et permettant l’apprentissage progressif et à la carte des connaissances.

Par ailleurs, SYSK développe à la fois des programmes de coaching et de formation adaptés à chaque profil. Nous avons la possibilité de vous guider également dans la constitution de votre veille, en vous alimentant sur vos sujets privilégiés ou en vous aidant à construire et structurer des groupes d’étude entre collègues.

Pour conclure…

A condition d’être motivé à évoluer, il est toujours possible de trouver les moyens de monter en compétences sans que cela devienne chronophage pour autant. Ne restez-pas seul face à votre envie d’apprendre, entourez-vous d’autres personnes motivées, et parlez de votre démarche autour de vous. Les solutions viendront naturellement.

Et si vous n’avez toujours pas trouvé le moyen de libérer du temps dans votre emploi du temps, peut-être devez-vous en parler autour de vous : s’il s’agit d’un problème organisationnel, il est également possible de trouver des solutions. Contactez-nous et nous pourrons réfléchir ensemble au meilleur moyen, pour vous mais aussi pour vos équipes d’optimiser vos processus de travail pour mieux travailler tous ensemble.

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